Download Gratis het E-book "11 strategiën voor bedrijfsgroei"
E-book 11 strategiën voor bedrijfsgroeiDownload Nu!

Page content

article content

Dagelijkse afstemming, synchro, huddle, stand-up… het instrument voor een optimale werkorganisatie.

Iedereen in een bedrijf gefocust houden op de juiste prioriteiten en bovendien alle collega’s synchroon laten werken kan moeilijk zijn. Met een dagelijkse afstemming kom je een heel eind in de goede richting.

Afstemmen tijdens een dagelijkse afstemming, synchro, huddle, stand-up, … meeting is een eenvoudige manier om dit efficiënt te organiseren.

Het implementeren van synchro’s is één van de gemakkelijkste manieren om de prestaties in het hele bedrijf te verbeteren.

Synchromeetings zorgen ervoor dat de medewerkers duidelijk met elkaar communiceren, hun taken afstemmen op de prioriteiten en doelstellingen, en houden elkaar verantwoordelijk voor het resultaat van hun werk.

 

Wat is een dagelijkse synchro?

Een dagelijkse synchro, soms ook Huddle, dagelijkse stand-up of dagelijkse afstemmingsmeeting genoemd, wat is het?

Alle leden van een team komen bij elkaar om updates te geven over hun (dag) prioriteiten.  Elk teamlid deelt daarbij de vooruitgang van de huidige taken en wat ze vandaag en in de komende dagen zouden moeten doen om als team de doelen van de organisatie te bereiken.

Door deze communicatie wordt het hele team bewust van de vooruitgang die het maakt en van de mogelijke bijsturingen die de groep dient te doen als een taak dreigt achter te lopen op de voorziene uitvoeringsplanning.

Eventuele snelle vragen of nodige verduidelijkingen worden besproken met het hele team, zodat iedereen op één lijn zit en alle informatie uit eerste hand heeft ontvangen. Hierdoor is er veel minder nood aan 1-op-1 afstemming doorheen de dag.

 

Zijn Huddle’s een gangbare praktijk?

Het is ondertussen niet alleen een wijdverspreide aanpak, het is zelfs een historische praktijk te noemen.

Zakelijke titaan John D. Rockefeller lunchte elke dag met zijn directe medewerkers.

Ze bespraken de dagelijks de voortgang van hun werk om ervoor te zorgen dat hij op de hoogte was van de vooruitgang en zodat hij indien nodig kon ingrijpen en bijsturen.

Deze aanpak zorgt ervoor dat:

  •  iedereen op dezelfde lijn blijft,
  • verbetert de persoonlijke relaties van de teamleden
  • zorgt voor een positieve energie en resultaatgerichte focus in het bedrijf.

    Dagelijkse huddle

 

Synchromeetings inzetten om de organisatiecultuur te voeden.

Door organisch samenwerken te stimuleren, worden zowel kameraadschap als opnemen van verantwoordelijkheid voor het resultaat op het werk verbeterd.

Als teamleden onvoldoende communiceren of praten, kan de productiviteit afnemen door een gebrek aan motivatie. Face-to-face interactie van alle teamleden helpt iedereen om zich comfortabel en gemotiveerd te blijven voelen.

Het dagelijks bijeenkomen is immers een constante herinnering dat elke medewerker deel uitmaakt van een team en dat de rest van het team erop rekent dat iedereen efficiënt meewerkt aan het succes van het geheel.

 

Hoe helpt een dagelijkse synchro mijn team?

Met daily huddles vervang je spontane 1-op-1 afstemmingsnoden met bijhorende werkonderbrekingen door een 1-naar-veel update. Dit focust teams op het opnemen van verantwoordelijkheid en eigenaarschap voor het bereiken van de gestelde outputdoelstellingen.

 

Vervang 1-op-1 gesprekken door een 1-op-veel update

Dagelijkse afstemmingsmeetings zijn een manier om de constante heen-en-weer communicatie die plaatsvindt in een bedrijf te kanaliseren en efficiënter te laten verlopen.

Door tijdens de synchro iedereen tegelijkertijd op een georganiseerde manier op de hoogte te brengen van de laatste stand van zaken hebben teamleden geen aparte 1-op-1 communicatie meer nodig om te vrage:

  • wanneer een project of taak klaar zal zijn of
  • hoe ver andere teamleden met de uitvoering van hun werkpakket zitten.

 

Eigenaarschap

Als een teamlid achter raakt op zijn planning, kan dit met de collega’s tijdens de huddle besproken worden. Het team kan dan de juiste maatregelen nemen om de afwerking van de betrokken taak weer op de rails te krijgen.

Verantwoording afleggen aan collega’s verbetert de werkcultuur en productiviteit.

Tegelijk vermindert de behoefte aan micromanagement van leiders. Als een individueel teamlid steeds weer achterop raakt, moet de leidinggevende meestal tijd nemen, samen met dat teamlid, een diagnose te stellen en een corrigerende maatregel te bepalen. Synchro’s verminderen de noodzaak hiervan doordat ze de zichtbaarheid vergroten van de voortgang van activiteiten en van het werk dat het team gedaan krijgt.

Als leidinggevende of ondernemer, heb je dankzij de afstemmingsmomenten dagelijks een duidelijk en real-time beeld wat iedereen bereikt heeft en nog zal bereiken.

Dit maakt tijd vrij om te focussen op het grotere geheel, zodat je als leidinggevende proactief kunt helpen bij het oplossen van problemen in plaats te moeten optreden als micromanager.

 

Focus

Veel werknemers raken regelmatig verstrikt in de drukte van het dagelijkse werk:

  • de non-stop stroom e-mails,
  • telefoons,
  • vragen van de klanten
  • allerlei andere prikkels.

Synchro’s geven alle teamleden de mogelijkheid om een moment te nemen om zich te concentreren op de vraag hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel.

Met een investering van slechts enkele minuten per dag zullen de teamleden zich richten op wat de juiste zaken zijn om de dagprioriteiten te bereiken en dus uiteindelijk ook de bedrijfsdoelen.

Het haalt de medewerkers uit de dagelijkse ‘wat doe ik vandaag’-flow en laat hen nadenken in een ‘wat doe ik vandaag dat een verschil gaat maken in de toekomst van dit bedrijf?’-mindset.

 

Opvallende meetbare resultaten bewijzen de toegevoegde waarde van Huddles.

Align is een Amerikaans software bedrijf dat met zijn software oa. de uitrol van dagelijkse synchro’s ondersteund. Uit een studie van meer dan 1.900 bedrijven die meer dan 435.000 prioriteiten creëerden hun software over een periode van 4 jaar bleek een direct correlatie te bestaan tussen het houden van synchromeetings en werkbetrokkenheid en productiviteit.

Het gemiddelde bedrijf op Align software heeft 5 dagelijkse of wekelijkse huddles.

Deze bijeenkomsten laten belangrijke informatie door de organisatie stromen en laten iedereen in de uitvoering van zijn taken de focus op de doelstellingen behouden.

 

Meer werknemer betrokkenheid

Teams die deelnemen aan dagelijkse of wekelijkse huddles verbeteren niet alleen de communicatie, maar zien ook een toename van 5% in eNPS (employee net promotorscore, een indicator die  betrokkenheid en tevredenheid van de medewerkers meet)

 

Meer issues/problemen/prioriteiten worden aangepakt.

Align heeft vastgesteld dat organisaties die synchros op dagelijkse en/of wekelijkse basis doen

  • 48% meer issues/prioriteiten toegevoegd*
  • 60% meer issues prioriteiten opgelost/behaald*

vergeleken met bedrijven die niet deelnemen aan huddels.

 

Richtlijnen voor het houden van een efficiënte dagelijkse afstemming

Als bedrijfsleider moet u uw eigen richtlijnen opstellen voor uw dagelijkse synchro.

Hieronder vindt u enkele beste praktijken over hoe de dagelijkse afstemmingsvergadering efficiënt kan geïmplementeerd worden.

  • Elke dag op hetzelfde tijdstip om ervoor te zorgen dat de dagelijkse synchro deel uitmaakt van een vast ritme. Dit laat iedereen toe om de rest van hun dag rond deze prioriteitsvergadering te plannen.
  • Hou het kort, ongeveer 10-15 minuten maximaal. De vergadering moet niet aanvoelen als een vergadering met een lange agenda. De bijdrage van elk individueel teamlid aan de synchro zou slechts 30 tot 60 seconden per persoon mogen duren.
  • Ga staan, ga niet zitten. Staan verbetert de focus en helpt om bij het onderwerp te blijven.
  • Geen probleemanalyse. Laat je niet meeslepen om een specifiek probleem tijdens op te lossen. Huddles zijn voor het identificeren van problemen, niet het oplossen ervan. Identificeer wie nodig is om te helpen om tot een oplossing te komen. Geef verantwoordelijkheid aan die personen om het probleem op te lossen. Discussies over de oplossing dienen ze op een ander moment op een andere plaats te voeren. Door dit te doen, wordt tijd vrijgemaakt van de teamleden die niet betrokken zijn bij de probleemoplossing. Deze kunnen dan meteen hun werk hervatten en focussen op hun prioritaire taken voor die dag/week.
  • Laat iedereen een voorbereiding maken en op voorhand opschrijven wat ze te melden hebben tijdens de synchro meeting. Op deze manier zal iedereen nadenken over wat hij/zij moet zeggen… Dit houdt de updates gericht en beknopt.

 

 

Synchro beleids- en gedragsregels

  1. ELKE KEER OP TIJD ZIJN.

Begin op tijd, ongeacht wie er wel of niet aanwezig is.

  1. LEES WAT JE HEBT GESCHREVEN.

Lees je update voorbereiding letterlijk voor. Eventueel kan hiervoor een specifieke app gebruikt worden. Probeer niet uit te wijden zodat jouw update snel en efficiënt bijdraagt aan de meeting.

  1. DOE DE FOLLOW-UPS OFFLINE.

Als een update meer dan drie heen-en-weer reacties uitlokt, is dat het teken om deze buiten de synchro meeting verder te behandelen.

  1. WEES AANDACHTIG.

Geef je volledige aandacht aan de update van iedereen. Misschien kan je meer informatie krijgen waar je zelf naar op zoek bent of kan je iemand helpen die ergens mee vastzit.

 

Wat vertel je inhoudelijk tijdens jouw HUDDLE – update.

Waarom je best volledige zinnen gebruikt

Door het schrijven van volledige zinnen kun je precies aflezen wat je hebt geschreven. Je bepaalt zo zelf hoe je boodschap aan je collega’s verteld wordt.

Door je boodschap niet op voorhand helemaal uit te schrijven, neem je het risico dat je 1 en ander ter plaatse verder dient toe te lichten. Meestal leiden deze gesprekken tot tijdsverlies dat te vermijden was door een goede voorbereiding.

Bespreek alleen high-level informatie.

Niemand in uw team hoeft te weten dat u e-mails schrijft en telefoneert als dat gewoon je werk is.

Wat doet u buiten uw dagelijkse taak dat een grotere impact heeft op het bedrijf? Hoe is die echt belangrijke vergadering gegaan ?  Het team wil de updates kennen die een impact hebben op het team, het gehele bedrijf  en over hun eigen rol en takenpakket.

Als je niets belangrijks te zeggen hebt, hoef je helemaal niets te zeggen.

Stel je je beschikbare tijd voor als een emmer. Deze kan je eerst vullen met stenen (de prioriteiten, de hoofdzaken) en dan met zand (kleinere dagelijkse items). Sommige dagen zien er misschien uit als veel “zandwerk”. Op deze dagen, zal je misschien niets belangrijk te zeggen hebben tijdens de synchro en dat is oké. Zeg dan dat je niets belangrijk te bespreken hebt.

 

Hoe de energie tijdens de afstemming blijvend hoog houden?

Na een tijdje kunnen synchromeetings routineus, saai en muf aanvoelen. Dan is er een soort van stimulans nodig om de medewerkers aan het belang van deze afstemmingsmeetings te herinneren.

Als dit gebeurt, probeer dan elementen aan de huddles toe te voegen om ze aantrekkelijk te maken en te houden voor de deelnemers…

Dingen die je kunt doen zijn onder andere:

  • Maak iemand verantwoordelijk om de huddle te runnen en de energie hoog te houden. Als de maturiteit van de deelnemers het toelaat, kan je een beurtrol invoeren. Ook dat geeft een positief element van afwisseling.
  • Speel motiverende muziek terwijl iedereen naar binnen loopt. (Playlist maken)
  • Praat KORT over leuke dingen buiten het werk om te beginnen.
  • Herken dingen die het bedrijf of individu goed heeft gedaan en geef dat even een moment van bijzonder aandacht.
  • Faciliteer een korte discussie om iedereen bezig te houden.
  • Verander eens de locatie. Als het mogelijk is, hou de synchro gerust eens in de buitenlucht.
  • Verras iedereen af en toe met (gezonde) snacks of lekkernijen.
  • Sluit de meeting af met een motivatie-quote.

 

Hoe de dagelijkse afstemmingsmeetings gefocust houden?

Tijdens het synchromoment, moeten de belangrijke taken en issues besproken worden die moeten aangepakt tijdens komende 24 uur.

Deel zeker die informatie die relevant is voor anderen bij het realiseren van hun dagelijkse doelen.

Updates over de vooruitgang op de impactdoelen (de grote driemaandelijkse doelstellingen) kunnen ook gedeeld worden, zolang dit relevant blijft voor de dagprioriteiten. Deze updates kunnen nuttig zijn om de teamleden te herinneren aan die grotere doelen van de organisatie.

Huddles zijn er niet voor de bespreking van de langetermijnplanning.  Als een voetbalteam samenkomt voor de aanvang van een wedstrijd, bespreken ze ook niet de strategie waarmee ze de wedstrijd van volgende week zullen trachten winnen. Ze zijn dan alleen gefocust op de match die ze NU moeten spelen.

Door ervoor te zorgen dat de meeting richt zich op directe dagdoelen hou je de synchro op de juiste koers.

 

Wat is het ritme van gelaagde Huddles?

Als een bedrijf te groot is geworden voor een dagelijkse synchro met iedereen , gebruik dan een systeem van “gelaagde” afstemmingshuddles om de communicatie te stroomlijnen op alle managementniveaus.

De operationele medewerkers zijn de mensen die rechtstreeks te maken hebben met klanten of opdrachtgevers. Deze komen samen met hun leidinggevende om over de belangrijke zaken voor die dag af te stemmen in een operationele team-synchro.

Die leidinggevende kan deze informatie terug naar het management of de directie rapporteren later op de dag tijdens een management synchro. Op die manier verspreidt relevante informatie zich snel door alle lagen van de organisatie.

Deze snelle communicatieprocessen bezorgen iedereen betere en actuelere informatie voor het nemen van de noodzakelijke beslissingen.

Door het feit dat er sneller beslist kan worden, leidt dit vaak tot een competitief voordeel, waardoor er ook sneller ingespeeld kan worden op bepaalde kansen en opportuniteiten in de markt.

 

Extra voordelen door de implementatie van Synchromeetings

Positief of Negatief nieuws bespreken tijdens de huddle.

Als alle doelen worden bereikt… zijn huddles nog steeds belangrijk voor het succes van het team en het bedrijf. Zonder dagelijkse afstemming, zouden sommige teamleden zeer goed bezig kunnen zijn en niet de erkenning krijgen die ze verdienen …

Gebruik  synchro’s ook om het werk van het team of om een bepaalde werknemer die uitstekend werk heeft verricht, te prijzen.

Het erkennen en bekrachtigen van het harde werk van het team geeft het gevoel dat hun werk betekenisvol is. Dit houdt de productiviteit en motivatie hoog, zelfs na het behalen van grote successen.

Echter, als het bedrijf achterop geraakt op de realisatie van zijn driemaandelijkse impactdoelstellingen, is de dagelijkse afstemming een systematische manier om als organisatie zich op een positieve manier te focussen op specifieke dingen die het snelst invloed kunnen hebben op de resultaten van het bedrijf.

Gebruik de huddles om het team te focussen op het bereiken van een enkel doel om de situatie te keren en het bedrijf weer op de rails te krijgen.

Deel de voortgang van het team op dit doel elke dag tijdens de synchro tot de evolutie de gewenste trend vertoont.

Stimuleer teamleden om regelmatig in hun huddle-updates te delen wat zij specifiek doen om bij te dragen aan het bereiken van dat doel.

Vergroot de betrokkenheid bij medewerkers op afstand.

Als uw bedrijf niet vanuit één enkele locatie werkt, zijn er nog steeds manieren om een dagelijkse afstemming te houden.

In feite is het zelfs nog belangrijker voor een bedrijf met geografisch verspreide werknemers om gesynchroniseerd te blijven.

Op één lijn blijven is vaak moeilijk als de teamleden zich op verschillende plaatsen bevinden. Je kan videoconferentiesoftware gebruiken om iedereen “face-to-face” te laten spreken als groep.

Dat vermindert het gevoel ver van elkaar verwijderd te zijn en houdt de communicatie over de huidige doelstellingen van het bedrijf en de vooruitgang gaande.

Het gebruik van een gedeelde werkruimte zoals een Dropbox of Google Drive om de dagelijkse  updates die communiceert worden te documenteren, is zeker aan te bevelen, omdat voortdurend e-mailen of sms’en vervelend en inefficiënt is.

Als een team op afstand effectief samenwerkt, voelt het voor de teamleden alsof ze op dezelfde locatie werken.

Dit verbetert de betrokkenheid van de werknemers bij het team en de resultaten.

Dezelfde strategie werkt trouwens voor werknemers die niet op afstand werken, maar die enkele dagen op kantoor moeten missen wegens ziekte of andere zaken. Ze hebben de mogelijkheid om alle info die ze gemist hebben in te halen… zonder het bij iedereen te moeten vragen en daardoor de productiviteit van de collega’s te vertragen.

 

Over Sven Saerens

Comment Section

0 reacties op “Dagelijkse afstemming, synchro, huddle, stand-up… het instrument voor een optimale werkorganisatie.

Plaats een reactie


*


Sven
Strategieadviseur en -implementatiebegeleider voor KMO zaakvoerders