arrow_drop_up arrow_drop_down

Systematiseer het voorspelbare of documenteer je processen in een handomdraai.

“SYSTEMATISEER HET VOORSPELBARE”

Wanneer de meeste ondernemers denken aan “het documenteren van processen”, varieert de reactie van geeuwen, naar oogrollen, tot misselijkheid.

De meesten denken aan een 500 pagina’s tellende SOP-handleiding, die 100% van de stappen in 100% van de processen van een bedrijf documenteert om ervoor te zorgen dat de werknemers 100% compliant zijn.

Dat is een bureaucratie – vol bureaucratie, inflexibiliteit en mensen die zich gewoon aan de regels houden. Yuck.

 

 

Maar de zinsnede ” SYSTEMATISEER HET VOORSPELBARE ” beschrijft de “20/80 aanpak” die we onze klanten helpen te volgen bij het versterken van hun Proces Component.

De meeste ondernemende bedrijven hebben slechts een handvol kernprocessen die het documenteren en vereenvoudigen waard zijn.

Die kernprocessen  zijn de belangrijke dingen die je doet die je bedrijf maken wie en wat het is.

Voor je klanten, medewerkers en eigenaren.

Dit zijn dingen die het waard zijn om op een voorspelbare, consistente en uitzonderlijke manier te doen.

De eerste stap is deze processen bepalen.

Ik heb klanten gezien met niet meer dan 6 en niet minder dan 15 processen.

Stap 2 is elk kernproces documenteren en vereenvoudigen.

Dit betekent dat u alleen de belangrijkste stappen in elk proces vastlegt die elke keer moeten gebeuren om de gewenste resultaten te krijgen.

De meeste klanten kunnen dat doen in 1-3 pagina’s per kernproces.

Het eindproduct wordt eenvoudiger, duidelijker en gemakkelijker te volgen .

Deze aanpak op hoog niveau kost minder tijd en energie om te voltooien, goed te keuren en te gebruiken in training.

Stap 3 : valideren en delen.

In de meeste organisaties worden gedetailleerde proces- of beleidshandleidingen zelden gevalideerd door het leiderschapsteam.

Daarna worden ze ook zelden gedeeld met alle teamleden.

In het zeldzame geval dat dat wel wordt gedaan, is de training en het gebruik ervan in de dagelijkse praktijk vaak te moeilijk.

In stap 2 werd er namelijk veel te veel details opgenomen.

Veel werk, weinig waarde = bureaucratie, puur en simpel.

 

“VERMENSELIJKEN VAN HET UITZONDERLIJKE”

Misschien nog wel belangrijker is dat deze 20/80-benadering ook ruimte laat voor zaakvoerders, leiders, managers en teamleden om “het uitzonderlijke te vermenselijken”.

Een eenvoudig, duidelijk proces document helpt managers om efficiënter te trainen.

Het helpt teamleden om de basis sneller onder de knie te krijgen.

Zaakvoerders, leiders en managers moeten zo veel minder tijd besteden aan het goed laten uitvoeren van de basistaken en het aanpakken van problemen.

Of het opruimen van rotzooi als dat niet het geval is.

Dat betekent meer beschikbare tijd voor uw beste klanten

 En dus : meer creatieve, ongewone en gedenkwaardige klantenervaringen creëren.

U kunt meer tijd besteden aan het contact met uw beste medewerkers.

Ze voelen zich gesteund en gewaardeerd .

U kunt meer tijd besteden aan het anticiperen op de toekomst.

Het creëren van een overtuigende Visie en Plan om te profiteren van kansen die uw concurrenten niet eens zien.

Dat zijn het soort dingen die u en uw bedrijf altijd al speciaal maakten!

Maar als u vastzit in de dagelijkse operationele bekommernissen, zult u nooit de tijd vinden om ze te blijven doen als uw bedrijf groeit.

Dus alsjeblieft, doe jezelf en je bedrijf een plezier.

Richt uw energie op het versterken van uw procescomponent.

U zult merken dat een paar uur die u dit jaar hebt geïnvesteerd om dit te doen, volgend jaar (en elk jaar daarna) honderden uren aan uitzonderlijke ervaringen oplevert – voor uw klanten, teamleden – en uzelf.