arrow_drop_up arrow_drop_down

Wanneer delegeren en extra mensen aanwerven?

Druk zijn of effectief efficiënt zijn ? Wanneer extra mensen inschakelen en taken delegeren?

Volgende vraag werd me gesteld via LinkedIn naar aanleiding van een EHBO – Eerste Hulp Bij Ondernemers – post.

 

“Ik maak op het einde van het jaar altijd de balans op van het voorbije jaar. De doelstellingen voor volgend jaar zet ik ook.

Waar ik dit jaar tegenaan liep is, is dat ik niet meer alles zelf gedaan krijg. Heb je tips i.v.m. stagiairs? Connecties met scholen?”

 

Niet meer alles zelf gedaan krijgen, dat is herkenbaar voor heel veel ondernemers!

De eerste reflex: ik kan niet alles meer alleen, dan heb ik hulp nodig.

OK! Maar op 1 voorwaarde. Wat je doet, is vandaag al effectief én efficiënt.

Efficiënt en effectief werken

Effectief: er is een meetbare bijdrage in een resultaat van de onderneming (omzet, winst, bezoekers website, passage winkel, contactvragen, offertevragen, etc …)

Efficiënt: dit resultaat wordt bereikt met een optimale inspanning. Meteen komt een mogelijke tegenspraak naar boven. Om iets efficiënt te doen heb je naast de juiste werkmiddelen (gereedschappen, systemen, etc …) ook de juiste vaardigheden nodig.

En hier wringt het schoentje voor veel zelfstandig ondernemers. Als je over beperkte middelen beschikt, dan heb je weinig ruimte om taken te naar delegeren freelancers of werknemers.

 

Nochtans. Vaak kunnen die extra krachten bepaalde zaken 100x beter dan de ondernemer zelf.

Om efficiëntie te bereiken, kan het dus inderdaad heel effectief zijn om snel anderen te betrekken.

Zo kan je je als ondernemer concentreren op die dingen waarin jij de beste bent, lever je ook de hoogst mogelijke bijdrage voor je onderneming en krijg je de hoogste voldoening in je werk.

Er zijn verschillende manieren om te bepalen wat je gaat uitbesteden aan iemand anders en wat niet. Het is belangrijk om hier voldoende bij stil te staan. Dat zal zorgen voor het beste resultaat, passend bij jouw situatie en jouw persoonlijkheid.

Intuïtieve aanpak

  • de taken die je niet graag doet, daar zoek je iemand voor. Vaak zijn dit de dingen waarvan je merkt dat je ze uitstelt!Intuïtie volgen
  • Taken die veel tijd nemen, daar zoek je iemand voor. Dan maak je snel veel tijd vrij in je agenda.

Risico aan deze aanpak: het is een emotie -gedreven aanpak. Het zou best wel eens kunnen dat je de verkeerde taken gaat targetten.

Gestructureerde aanpak

  • Moeten alle taken en activiteiten gebeuren ? Hier heb ik in het verleden een video over gemaakt. Let op. De links in de video verwijzen naar een oude website. Het Qfor label dat je ziet in de presentatie heb ik niet verlengd – het had geen significante invloed op mijn resultaat 😉 – maar de inhoud is helemaal relevant. Kijk je liever geen video, lees dan onder de video verder.

Het analyseren van alle taken en activiteiten die gebeuren in de processen van je onderneming is geen Quick Win initiatief, daar gaat wel wat tijd inzitten.

Processen analyseren en verspillingen verwijderen

In de processen van de onderneming wordt een input (grondstof, info) getransformeerd in een output (product, dienst). De transformatie dient relevant te zijn voor een stakeholder (klant, overheid, aandeelhouder, omgeving, etc ….) Alle taken of activiteiten die niet bijdragen aan het realiseren van die relevante transformatie kan je in principe beschouwen als verspilling. Dus alles wat je te veel, te weinig of op niet aangepaste manier doet, kan je beschouwen als verspilling.

Door verspillingen te identificeren en te elimineren kan je een deel van je tijdsbesteding vrijmaken.

Wat een verspilling zou het zijn om verspillingen in de organisatie te gaan uitbesteden of delegeren.

 

  • Maak onderscheid op basis van de bijdrage in het resultaat en focus op die taken en activiteiten die een echte bijdrage leveren in het bereiken van je doelen. Liever geen video kijken? Lees dan verder onder de video voor de korte samenvatting.

In grote lijnen zijn alle taken en activiteiten in te delen in 4 categorieën.

  1. Geen bijdrage –>  juist, dat is dus verspilling (zie hierboven) : elimineren of dumpen !
  2. Kleine bijdrage (vaak repetitieve, saaie en weinig waarde creërende taken)
    • is de kost groter dan de bijdrage : elimineren of dumpen.
    • Is de kost kleiner dan de bijdrage : delegeren of automatiseren (wat in essentie ook delegeren is, maar dan aan een machine of een systeem)
  3. Grote bijdrage (alles wat rechtstreeks leidt tot omzet- of winstverhoging)
    • Is het delegeerbaar of automatiseerbaar –> nog steeds doen
    • Kan je het opschalen –> doen
  4. Onschatbare bijdrage (werken aan je bedrijf, ontwikkelen als ondernemer)
    • Meer van doen. Tracht dit op te schalen tot minstens 10% van je tijdsbesteding.

 

Ok, je weet wat je kan delegeren! Hoe begin je eraan ? Wat zijn de valkuilen ?

Liever geen video kijken? Lees dan verder onder de video voor de korte samenvatting.

Kort samengevat :

  1. maak wat je delegeert zo SMART mogelijk: zie afbeelding. SMART doelen formuleren
  2. spreek af welke beslissingsbevoegdheid je mee delegeert: budget, mogelijkheid om verder door te delegeren of niet, etc …)Goede afspraken maken
  1. Delegeren is niet vergeten. Spreek af hoe, op welke manier en hoe vaak je feedback wil over de stand van zaken.Feedback geven

Door gepast te delegeren kan je veel tijd winnen en je focussen op die taken die de grootste toegevoegde waarde hebben voor je bedrijf en die jou als ondernemer het meeste voldoening schenken.

Hopelijk vond je dit een waardevolle bijdrage.

Indien ja, aarzel dan niet om het te delen via social media of te forwarden naar iemand in je netwerk.

Indien niet, stuur gerust je opmerkingen of andere feedback naar ehbo@svensaerens.be.

Zit je zelf met een vraag over ondernemerschap?

Aarzel dan niet deze te stellen. Mail je EHBO – Eerste Hulp Bij Ondernemen – vraag naar ehbo@svensaerens.be